REFERAT FRA MEDLEMSMØTE FREDAG 22. MARS 2013, KL. 18.00


Sted:                        Den Norske Klubben Costa Blanca, Alfaz del Sol / Alfaz del Pi.
Referent :               Lars Carlheim  

Tilstede:                  49 medlemmer (inkl. 4 v/fullmakt )


 AGENDA :


Møteleder : Lars Carlheim                       

Rapport fra Dommer & Regelkomiteen
Da komiteens leder var fraværende, orienterte komitemedlem Roland Jørgensen om aktuelle saker.
Han fokuserte spesielt på alle regelbrudd som blir begått, ofte av uvitenhet.
Han vil fremover i resten av vårsesongen, og igjen kommende høst gjennomgå de viktigste reglene i praksis på terrassen før premieutdelingen.
Medlemmer som ønsker forklaring på regler kan komme med innspill og ønsker som de vil skal tas opp.

Regelboken
Da NGF ikke selger regelboken  stk.-vis,  vil Dommer & Regelkomiteen kjøpe 50 stk eksemplarer.
Roland Jørgensen besørger dette.



Rapport fra Turneringsleder
Wenche Tegnèr orienterte om situasjonen rundt påmeldinger, spilleplass kapasitet på de respektive turnerings dagene, og venteliste problematikk.
I høst var det en periode med ventelister, mens det i vinter i hovedsak har gått greit. Dog har det vært enkelte dager med venteliste, men det har ikke vært noe stort problem.
I hovedsak har det i vinter vært en god balanse mellom spilleplass, kapasitet og påmeldinger.

Påmeldte medlemmer som blir satt opp på startlisten, men som ikke møter opp forekommer for ofte.
NO SHOW reglene vil bli praktisert for de som ikke gir beskjed.
Annulering av påmelding på kort varsel SKAL alltid gis på telefon eller SMS (ikke epost)


Høsttur 2013
Arrangeres fra 14.-17. alternativt 15.-17. oktober
Årets høsttur vil gå til golfanlegget Valle del Este ved byen Vera. (Nord-øst for Almeria)
Beregnet kjøretid fra Albir/Altea området er +/- 3 timer.
Det blir lagt opp til 2 eller 3 spille dager, eventuelt med ankomst dagen før.
Fullstendig informasjon om arrangementet vil bli lagt ut på hjemmesiden i løpet av april.
Det vil bli forhåndsbestilt plass til 40 stk.  ” Først til mølla  ” - prinsippet gjelder


Klubbklær – Status
Styret besluttet i 2012 å organisere felles innkjøp av piket skjorter og windbrakere.
Det ble vedtatt at klubben skulle sponse 40 % av kostnaden med et totalt spons-budsjett på € 2.500,-
Medlemmene har kunnet bestille klubbklær fra november 2012 t o m ut februar 2013.
Informasjon om dette har vært tilgjengelig på Hjemmesiden siden november 2012
Første levering ble effektuert i slutten av januar, mens annen og siste levering i slutten av mars.

Totalt er det bestilt/levert :
                  Herreskjorter                          46
                  Dameskjorter                           41
                  Herre windbrakere              47
                  Dame windbrakere               34

Etter II. levering vil det være 5 skjorter og 8 windbrakere på lager for salg.

Interessen ble noe større enn antatt, slik at klubbens totale spons kostnad ble ca. € 3.350,-
Detaljinformasjon om bestilling/levering pr. medlem er arkivert.
Medlemmene som har mottatt og brukt plaggene melder tilbake at de er godt fornøyd med kvaliteten.

Medlem og kontingent situasjonen
Klubben har totalt 282 registrerte medlemmer.
Flere har ikke betalt kontingent i 2011 og/eller i 2012
T o m 2012 praktiserte vi flytende betalingsfrist for årskontingenten. Dog skulle medlemskapet være betalt ved påmelding i klubbens turneringer.

F o m 2013 innfører vi forfallsdato av årskontingenten. Den er satt til 28. februar.
Ca. 70 medlemmer som ikke hadde betalt kontingent pr. 28. februar, ble tilskrevet i begynnelsen av mars og bedt om å betale innen 30. april om de ønsket fortsatt medlemskap.

Antall betalte årskontingenter inkl. 16 frimedlemskap :
2011                                            234
2012                                            223
2013        pr. 28. februar      172
2013        pr. 22. mars           204

Vi forventer at flere medlemmer vil betale kontingenten innen fristen 30. april !


Medlemsregister & Kommunikasjon
Vi arbeider aktivt med å forbedre vårt medlemsregister.
Et oppdatert medlemsregister ligger til enhver tid i ” BLÅBOKA ”, hvor alle blir anmodet om å sjekke sine egne telefon nummer og epost adresse.
Vi har som målsetting å ha tilnærmet 100 %  kvalitet på registeret i løper av 2013.
Forutsetningen for å kunne etablere en god kommunikasjon mellom klubb og medlem er korrekte opplysninger.

Eventuelt – Sak 1 - Forslag fra Arne Eide

Innledning.

Som alle vet er til dels stor nød blant mange her i Spania. Vi her i Peer Gynt har det utrolig godt både materielt og sosialt. De fleste av oss har en god velgjører hjemme. Jeg har Shell og mange av dere har NAV. Jeg har et forslag til dere som golfspillere i Peer Gynt om å bidra litt for å gjøre noe for noen av de vanskeligstilte her i området.

Forslag.

Opprettelse av Peer Gynt Golf Fond for vanskeligstilte barn.

Et styre på tre medlemmer fra Peer Gynt administrerer dette fondet.

Dette styret legger frem forslag til det siste medlemsmøte i året om hvem som skal få midler fra dette fond. Medlemsmøtet skal godkjenne forslaget. Dette møtet vil også eventuelt velge nye medlemmer til fondets styre.

Midlene skal gå til vanskeligstilte barn i området Altea, Alfaz del Pi eller Albir.

Ved alle turneringer i Peer Gynt betaler ALLE deltakerne Euro 1 som går til dette fond. Eventuelt kan også det som gjestespillerne betaler ekstra samt eventuelle gratis greenfees, gå inn på fondet. Regnskapsskjema for turneringene endres for å ivareta disse innbetalingene.

 

Klubbens revisor vil også være fondets revisor. 

 

Kommentarer.

Wenche har sagt seg villig til å sørge for at pengene går inn på en egen konto i vår bank.

Hvis vi hadde gjort dette i 2012 ville vi kunne overrekke over 3500 euro til en organisasjon for barn her i området.

Vi kan inkludere mye mer i dette men la oss begynne et sted og heller utvide senere med flere sponsorer.

Medlemsmøtet ga sin umiddelbare tilslutning !

Visepresidenten foreslo følgende personer til fondets første styre :
                  Klubbens President
                  Arne Eide
                  Eva Wahl

Forslaget ble vedtatt med akklamasjon.

Eventuelt–Sak 2 – HiO på Pitch & Putt Sierra Cortina banen
Det har vært reist spørsmål om HiO på Pitch & Putt Sierra Cortina skal godkjennes i Peer Gynt.
Vi har undersøkt hvilken status denne banen har i den spanske golf federasjonen.
Vi har fått bekreftet at banen er slopet og godkjent av dem.
Følgelig kan Peer Gynt medlemmer som får HiO på denne banen registreres som HiO-Gynter

Alfaz del Sol / Alfaz del Pi
24.  mars 2013
Lars Carlheim